A relação entre nota fiscal e proposta é conferida por emitente, destinatário, descrição, valores e referências que identificam a contratação de um portão.
Comece pelos dados que identificam a operação
A primeira conferência é verificar se emitente e destinatário correspondem às partes indicadas na proposta aceita ou no contrato. Depois, compare datas, referências, descrições e valores. A finalidade é estabelecer se a nota fiscal se relaciona àquela contratação, e não exigir que cada documento use palavras idênticas.
Se a proposta tiver número, código ou identificação interna, procure a mesma referência na nota ou em documentos associados. Nem toda emissão traz esse dado; nesse caso, a correspondência pode depender da combinação entre data, valor, partes e comprovantes. Uma relação plausível deve ser apoiada por registros concretos.
Compare a descrição com o escopo
A descrição fiscal pode ser resumida em comparação com o desenho ou com a proposta detalhada. Uma expressão genérica não explica necessariamente modelo, acabamento, divisão visual ou instalação. Para conferir o escopo, use a proposta e o contrato como documentos que detalham o que foi combinado, e verifique se a emissão é coerente com essa operação.
Quando a contratação inclui fornecimento e instalação, observe se a documentação permite compreender como cada parte foi registrada. A forma pode variar conforme a operação e a emissão; não conclua, só pela ausência de uma palavra na descrição, que o serviço não ocorreu ou não foi contratado. Procure a discriminação, o contrato e os registros de execução associados.
Reconcilie valores e etapas
Compare o valor da nota com a forma de pagamento e as etapas previstas. Se houve adiantamento, parcelas ou cobranças separadas, organize os comprovantes por data e relacione-os às notas ou aos documentos indicados pelo emitente. Uma diferença pode decorrer da divisão da operação, de um saldo ou de outro elemento documentado; não presuma a causa sem conferir.
Se a proposta foi revisada, use a versão aceita que estava vigente no momento da contratação ou da alteração. Um valor diferente pode refletir uma mudança registrada em aditivo ou documento equivalente. A comparação deve considerar essas revisões, evitando confrontar a nota com uma versão preliminar que deixou de valer.
Trate diferenças com uma pergunta verificável
Quando encontrar uma inconsistência, formule-a com referência precisa: qual campo da nota diverge, qual trecho da proposta serve de comparação e qual esclarecimento está faltando. Por exemplo, se a descrição não permite saber se a instalação foi faturada, pergunte a que parte da operação o documento se refere e qual registro detalha esse escopo.
Não altere por conta própria o arquivo recebido nem substitua a nota por uma proposta. Se houver erro fiscal, o emitente deve indicar a forma adequada de regularização conforme o caso. Preserve o documento original e a resposta recebida, pois a sequência ajuda a entender se a divergência era apenas de nomenclatura ou se exigia correção.
Guarde um conjunto documental coerente
Mantenha a nota com a proposta aceita, o contrato, eventuais aditivos, comprovantes e registros de entrega. Organize os arquivos de forma que a relação entre eles seja visível, por exemplo, vinculando as versões do desenho ao mesmo identificador da contratação. Essa prática reduz a chance de associar uma nota à proposta errada quando existem várias cotações.
Se surgir uma reclamação sobre item ou valor, examine o conjunto da contratação em vez de interpretar um único campo isoladamente. A conclusão depende do que foi acordado, faturado e pago, bem como de eventuais alterações. Quando os documentos não permitirem confirmar a relação, solicite a informação específica que falta ao responsável pela emissão.
